GUIDE
A l'intention des organisateurs d'un rallye Globe-trotters de l’ACCCS

BUT
Le but du présent document est de faciliter l'organisation des sorties G.T. à l'aide de précieux conseils basés sur de longues années d'expérience.

SOUMETTRE
Lors de la soirée calendrier en début d’année, proposez une sortie aux membres présents afin de découvrir une région, un site qui vous a plu.
Faire inscrire votre "engagement" dans le calendrier de la saison à venir (parution dans le journal du club).

A DISPOSITION
Le Responsable G.T. pour tout renseignement, le Secrétariat, le site internet et le journal du Club pour la préparation et la diffusion des divers formulaires.

RECOMMANDATIONS

OBJECTIF
Une sortie doit avoir un but clair et précis, une visite, un évènement ou une activité.

DISTANCE
Le lieu du rallye ne doit si possible pas être éloigné de plus de 1 h. 30 de route - départ Peissy ou de votre point de départ. (Hormis les rallyes de Pâques et Pentecôte ou les week-ends prolongés).

EN TOUT PREMIER LIEU
Soumettez votre projet oralement au Responsable G. T., le lieu, l'environnement, les visites, ...

MATERIEL
Les tentes "bédouin". Leur transport est réparti entre les participants. Le Responsable G.T. gère ce problème, mais il n'est pas interdit de vous en inquiéter!
Ne pas oublier le fanion du Club.
Tout autre matériel au camp si nécessaire.

SUR PLACE
Le stationnement des installations peut se situer dans un camping, sur un emplacement communal ou un terrain privé.
Dans tous les cas, les organisateurs se mettront en rapport avec le chef de camp, la municipalité ou le propriétaire, d'une part par téléphone et ensuite par écrit. Toute réservation doit impérativement être confirmée par écrit sur papier en-tête du Club. La Secrétaire se tient à votre disposition si besoin est.
Il est indispensable de pouvoir au moins disposer d'eau potable.
Savoir si tous les types d'installations sont acceptés (grandes caravanes et caravanes deux essieux ­camping-cars - tentes).
Toutes ces précisions doivent figurer sur la confirmation écrite. Conserver bien sûr une copie de toute la correspondance. Allez vous rendre compte et discuter sur place dans la mesure du possible.
En cas de besoin, prévoir un balisage routier (panneau à disposition)

PROGRAMME
Samedi:
Si possible prévoir une visite particulière à la région et/ou une activité sportive attractive.
Attention: ne pas fixer le rendez-vous avant 14 : 00 h. Repas du soir, tout ou partiellement préparé par les organisateurs qui peuvent toujours faire appel aux "cuisiniers de service". Evitez les restaurants trop onéreux (pensez aux familles).
En principe un apéritif est offert par le club.
Dimanche:
Penser à un éventuel réveil original toujours apprécié, avec pain frais ou croissants: quel délice!
Pour le repas de midi, c'est selon le solde du budget accordé: soit tiré du sac, soit préparé par les organisateurs, toujours aidés, comme il se doit.
Aucun apéritif officiel n’est prévu le dimanche vu le retour à Genève.
N'oubliez pas de réserver de larges moments de détente et de repos pour des activités individuelles.
Une fois le rallye mis sur pied avec des réponses assurées et des réservations garanties, présenter le canevas de votre organisation au Responsable G. T. au moins deux mois à l'avance. (Tenir compte des délais de parution dans le journal). Au moindre doute sur quelque sujet que ce soit et à tout moment, ne pas hésiter à demander conseil au Responsable G.T.
Le Responsable G.T. est en tous temps responsable de la bonne marche de tous les rallyes et donc la décision finale ou l'éventuelle modification lui incombe, s'il le juge nécessaire. Il reste le seul lien entre vous et le Comité.

INSCRIPTION
Les détails devant paraître sur le formulaire :
- Éventuelle dénomination du rallye en titre.
- Date et lieu exacts + description de l'endroit
- Prévoir un plan d'accès, une photocopie de la carte routière correspondant à la région avec dessin de l'itinéraire final. Demandez de l'aide au Comité, il y aura toujours la possibilité de vous faire des photocopies, des agrandissements, etc.
- N° de téléphone
- Description et coût des activités prévues et des repas avec tableaux d'inscriptions (Nb d'adultes, d'enfants).
- Demande de désignation de l'installation du participant. (Caravane, bus, autre …)
- Délai d'inscription, nom et adresse, adresse email pour le renvoi du formulaire.
Les inscriptions aux rallyes sont à joindre à l'envoi d'un journal du Club. Il est donc nécessaire de connaître les dates de parutions pour que votre délai puisse être respecté. Nous rappelons que nous éditons un journal par mois.
Il reste encore à reprendre contact avec vos correspondants sur place après le délai passé pour le renvoi des inscriptions, afin de confirmer les diverses réservations aux dates indiquées et vous assurer que des imprévus ne soient pas intervenus et surtout pour informer la ou les personnes du nombre de participants.

FINANCES
Un budget vous est attribué par le Responsable G.T., à vous de le gérer au mieux.
N'hésitez pas à demander un écot aux participants si le montant de votre budget est dépassé.
Tous les justificatifs des dépenses ou factures relatives au rallye seront collés sur une feuille blanche et un décompte détaillé avec les tickets sera remis à la fin du rallye au Responsable G.T.

GENERALITES
Le Comité peut - s'il le juge nécessaire - annuler ou modifier un rallye, ceci en accord bien sûr avec l'organisateur et le Responsable G.T.
Les données figurant dans la présente marche à suivre ne sont pas exhaustives.

Beaucoup de plaisir, bonne organisation et bon rallye


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